Kaip valdyti savo įmonės naudotojus?

„Naudotojų“ skiltis yra matoma tik įmonės pagrindiniams administratoriams ir administratoriams, kuomet yra įsigyjami papildomi naudotojai. „Naudotojų“ skiltyje galite peržiūrėti savo naudotojų statistiką, pridėti naujų naudotojų, ištrinti ar užblokuoti esamus. Pagrindinis administratorius gali perleisti savo teises kitam naudotojui, pagrindinis administratorius ir administratorius taip pat dar gali skirti administratoriumi bet kurį iš savo įmonės naudotojų.

Peržiūrėti įmonės naudotojų statistiką

1.0. Prisijungus prie portalo, paspauskite nustatymų mygtuką arba paspauskite ant lentelės su jūsų vardu (ar įmonės pavadinimu) dešiniajame viršutiniame kampe, kad išsiskleistų meniu ir spauskite „Nustatymai“.

arba

1.1. Atverkite kairėje esančią skiltį „Naudotojų valdymas“. 

1.2. Skiltyje „Naudotojų statistika“ matysite:

• Naudotojai organizacijoje - kiek naudotojų šiuo metu turite. 

Pastaba: tai yra jūsų šiuo metu turimų įmonės naudotojų skaičius. Naudotojų skaičius, kurį esate nusipirkę, yra matomas „Planų“ skiltyje, „Apžvalgoje“.

• Išsiųsti pakvietimai - pakvietimų skaičius, kuriuos išsiuntėte naudotojams, kad šie prisijungtų prie įmonės paskyros, bet kvietimai dar nebuvo nei priimti, nei atmesti.
• Šį mėnesį panaudoti parašai - bendra jūsų ir jūsų įmonės naudotojų išnaudotų parašų suma.
• Papildomi parašai šį mėnesį - parašų, viršijusių jūsų mokamo plano limitą, skaičius.
• Dokumentų talpykla (naudojama %) - kiek dokumentams skirtos talpos išnaudojote ir kiek jos dar yra likę.

Peržiūrėti individualią naudotojų statistiką

2.0. Jeigu naudotojas priėmė kvietimą prisijungti prie įmonės paskyros ir naudotojo būsena yra „Aktyvi“, tuomet galėsite peržiūrėti individualią naudotojo einamojo mėnesio statistiką. Spustelėkite pilką rodyklę, esančią kairėje pusėje prie naudotojo vardo.

2.1. Išsiskleidus informacijai matysite:

• naudotojo pareigas bei įmonės pavadinimą (jeigu ši informacija yra užpildyta naudotojo paskyroje).
• kada paskutinį kartą šis naudotojas buvo prisijungęs prie portalo.
• kiek vietos užima naudotojo turimi dokumentai portale.
• kiek kartų naudotojas buvo prisijungęs šį mėnesį (prisijungimo seansai).

Atsisiųsti naudotojų ataskaitą

3.0. Atsisiųskite savo įmonės naudotojų sąrašą su visomis esamomis būsenomis spustelėdami „Eksportuoti“ (galėsite pasirinkti norimą formatą – Excel (.xlsx) arba CSV).

Pastaba: šiame sąraše matysite visus naudotojus, nepriklausomai nuo jų būsenos. Statistika nebus įtraukta.

3.1. Pasirinkus norimą formatą paspauskite „Eksportuoti“.

3.2. Kai failas bus sugeneruotas, gausite pranešimą el. paštu. Paspaudę mygtuką „Atsisiųsti failą“, būsite nukreipti į „Dokobit“ portalo „Naudotojai“ puslapį.

3.3. Slinkite žemyn iki skilties „Eksportuoti ataskaitų failai“ ir spustelėkite „Atsisiųsti“, kad atsisiųstumėte savo įmonės naudotojų sąrašą.

Pastaba: gali reikėti atnaujinti puslapį, kad būtų rodomas mygtukas „Atsisiųsti“, jei prieš tai neuždarėte puslapio „Naudotojai“.

Sukurti įmonės naudotoją

4.0. Šalia skilties „Naudotojai“ spustelėkite mygtuką „Kurti naują naudotoją“. Mygtukas matomas tik tuo atveju, jei jūsų įmonės paskyra įsigijo papildomų vartotojų, bet dar neužpildė visų pozicijų. Jei nematote šio mygtuko, pirmiausia turite įsigyti papildomą naudotoją ir tada galėsite jį pridėti.

4.1. Užpildykite laukelius, „Vardas“, „Pavardė“, bei „El. pašto adresas“. Šie laukeliai yra privalomi.

4.2. Naudotojo kūrimo metu taip pat yra sukuriamas ir jo kontaktas. Pasirinkite ar norite adresatą bendrinti visoje organizacijoje paspausdami tam skirtą varnelę.

4.3. Naujai sukurtas naudotojas gaus el. pašto pranešimą, jog jam buvo sukurta paskyra. Naudotojui reikės prisijungti prie portalo ir patvirtinti savo el. pašto adresą.

4.4.  Kai el. pašto adresas bus patvirtintas, šis naudotojas iš karto taps įmonės naudotoju.

Pakviesti naudotoją prisijungti prie įmonės paskyros

5.0. Jeigu naudotojas, kurį norite pakviesti prisijungti prie įmonės, jau yra susikūręs paskyrą portale su tokiu el. pašto adresu, tuomet ekrane bus matomas apie tai informuojantis pranešimas.

5.1. Paspauskite ant nuorodos, norėdami pakviesti naudotoją prisijungti prie įmonės.

5.2. Šis naudotojas gaus pranešimą į savo el. pašto adresą, kad yra kviečiamas prisijungti prie įmonės paskyros. Naudotojas, prisijungęs prie portalo ir priėmęs pakvietimą, sutiks, jog nuo šiol įmonės paskyrų administratoriui bus suteiktos jo paskyros valdymo teisės, t.y., šis galės pilnai kontroliuoti naudotojo paskyrą (peržiūrėti dokumentus, ištrinti ar blokuoti paskyrą).

Pastaba: kadangi visi gali turėti vieną nemokamą paskyrą portale, visuomet rekomenduojame atskirti asmeninę ir darbinę paskyras. Visada geriau naudoti įmonės el. pašto adresą įmonės naudotojo paskyrai, nes kompanijos administratorius gali valdyti įmonės naudotojų paskyras, o esant reikalui jas ištrinti.

Valdyti / ištrinti įmonės naudotojo paskyrą

6.0. Jeigu naudotojas nesutinka tapti įmonės naudotoju arba nepatvirtina savo el. pašto adreso, kai jam sukuriama paskyra, įmonės administratorius gali atšaukti pakvietimą spustelėdamas „Veiksmai“ ties pasirinkto naudotojo vardu ir pasirinkdamas „Atšaukti“.

6.1. Jeigu naudotojas prisijungia prie įmonės paskyros ir jo būsena yra „Aktyvi“, tuomet įmonės administratorius paspaudęs „Veiksmai“ galės:

• Keisti duomenis - keisti naudotojo telefono numerį, įmonės bei pareigų pavadinimus. Administratorius taip pat gali pasirinkti ar bendrinti šio naudotojo kontaktus su kitais įmonės naudotojais.
• Perleisti pagrindinio administratoriaus teises - įmonės pagrindinis administratorius gali perleisti savo pagrindinio administratoriaus teises bet kuriam savo įmonės naudotojui.  Pastaba: šis veiksmas yra negrįžtamas ir pagrindinis administratorius nebegalės pats susigrąžinti savo teisių, tačiau šis naujai paskirtas naudotojas galės grąžinti pagrindinio administratoriaus teises arba jas suteikti kitam įmonės naudotojui.
• Skirti administratoriumi - įmonės administratorius gali suteikti administratoriaus teises bet kuriam įmonės naudotojui. Administratorius turės visas tokias pačias paskyrų ir dokumentų valdymo teises, kaip ir pagrindinis administratorius, tik neturės prieigos prie planų bei mokėjimų informacijos keitimo ir negalės valdyti pagrindinio administratoriaus paskyros.  Pastaba: planas „Organizacijoms“ turi papildomą funkciją, kuri leidžia vartotojams nustatyti skirtingas dokumentų matomumo parinktis įmonės administratoriams. Daugiau apie šią funkciją galite sužinoti čia: Dokumentų matomumo nustatymai įmonės administratoriams.
• Blokuoti naudotoją - laikinai sustabdyti ir uždrausti naudotojui prisijungti prie savo paskyros. Šis veiksmas vėliau gali būti atšauktas.
• Peržiūrėti dokumentus - peržiūrėti visus naudotojo paskyroje esančius dokumentus.
• Generuoti API prieigos raktą - įmonės administratorius kiekvienam savo naudotojui gali sugeneruoti API prieigos raktą. Jis yra reikalingas, norint naudotis Dokobit Portalo API sprendimu, kuris suteikia galimybę automatizuoti įvairius dokumentų pasirašymo procesus. Daugiau informacijos apie Portalo API funkcionalumą galite rasti čia.
• Šalinti naudotoją - visiškai ir negrįžtamai ištrinti naudotojo paskyrą. Pastaba: šis veiksmas yra negrįžtamas. Naudotojo paskyros ištrynimas reiškia, jog naudotojo paskyra visiškai ištrinama iš portalo ir prieiga prie visų dokumentų atšaukiama. 

6.2. Galite naudoti paieškos laukelį, kad lengviau surastumėte savo naudotojus, įvesdami vardą, pavardę, el. pašto adresą ar pasirinkdami jų būseną.

Pagrindinio administratoriaus paskyros ištrynimas

7.0. Jei esate pagrindinis įmonės paskyros administratorius ir norite pašalinti savo paskyrą portale, visų pirma, privalote ištrinti kitas jūsų įmonės naudotojų paskyras.

7.1. Paskyros nustatymuose pasirinkite „Jūsų duomenys“, paspauskite „Šalinti paskyrą“ mygtuką, esantį puslapio apačioje, dešiniajame kampe ir patvirtinkite veiksmą.  

Pastaba: pašalinus paskyrą, visi dokumentai bei duomenys, susieti su šia paskyra bus negrįžtamai ištrinti ir neturėsite galimybės jų atkurti. Prieš ją ištrinant, rekomenduojame parsisiųsti visus dokumentus, kuriuos norite pasilikti.