Įmonės duomenys

Įmonės paskyroje, pasirinkus laukelį „Įmonės duomenys“, pagrindinis paskyros administratorius bei administratoriai, kuriems suteikta tokia teisė, turi galimybę peržiūrėti visus veiksmus, kuriuos atliko įmonės naudotojai su savo turimais dokumentais. Taip pat pasirinkus naudotoją galima peržiūrėti visus dokumentus esančius jo paskyroje ar juos redaguoti, suformuoti visų įmonės paskyros dokumentų ataskaitą bei peržiūrėti naudojimosi portalu statistiką, taip pat gali nustatyti numatytuosius nustatymus, kurie būtų pritaikomi visiems įmonės paskyros naudotojams.

Peržiūrėti veiksmų istoriją

1.0. Prisijunkite prie portalo ir spustelėkite mygtuką „Įmonės duomenys“, esantį tinklalapio viršuje.

1.1. Skirsnyje „Veiksmų istorija“ matysite visus veiksmus, kuriuos atliko jūsų įmonės naudotojai.

1.2. Paieškai galite naudoti paieškos eilutę, įvedę į ją asmens vardą, pavardę ar dokumento pavadinimą. 

1.3. Jeigu spustelėsite ant dokumento pavadinimo (aktyvios nuorodos), dokumentas atsivers atskirame lange.

1.4. Norėdami filtruoti dokumentus pagal atliktus veiksmus, spustelėkite mygtuką „Rodyti viską“ ir pasirinkite pageidaujamą veiksmą.

Veiksmų reikšmės:

• Dokumentų įkėlimai - kas ir kada inicijavo tam tikro dokumento pasirašymą.
• Dokumentų pasirašymai - kas, kada ir kokia eID priemone kokį dokumentą pasirašė.
• Dokumentų patvirtinimai - kas, kada ir kokį dokumentą patvirtinto.
• Dokumentų peržiūros -  kas, kada ir kokį dokumentą peržiūrėjo.
• Dokumentų parsisiuntimai - kas, kada ir kokį pasirašytą dokumentą parsisiuntė į savo kompiuterį.
• Nauji komentarai - kas, kada ir kokį dokumentą pakomentavo.
• Susijusių asmenų pašalinimai - kas, kada ir kieno prieigą pašalino prie tam tikro dokumento.
• Susijusių asmenų pridėjimai - kas, kada ir ką pakvietė peržiūrėti ar pasirašyti tam tikrą dokumentą.
• Pasirašymo terminų pakeitimai - kas, kada ir kaip pakeitė dokumento pasirašymo terminą.
• Susijusių asmenų vaidmenų pakeitimai - kas, kada ir kaip pakeitė susijusių su dokumentais asmenų roles, pvz., iš pasirašančio į galintį tik peržiūrėti ir atvirkščiai. 
• Dokumentų pavadinimų keitimai - kas, kada ir kokio dokumento pavadinimą pakeitė.
• Dokumentų parengimai ilgalaikiam galiojimui - kurie dokumentai yra parengti ilgalaikiam galiojimui.
• Dokumentų nuosavybės perleidimai - kas, kada ir kam perleido savo dokumento savininko teises.
• Mokėjimo rekvizitų ir plano keitimai - kas ir kada atliko pakeitimus, susijusius su mokėtojo informacija, rekvizitais, planais ir pan.
• Organizacijos paskyrų keitimai - kas ir kada atliko veiksmus, susijusius su naudotojais, pvz., sukūrė naują paskyrą tam tikram naudotojui, užblokavo paskyrą, ištrynė paskyrą, skyrė naudotoją administratoriumi ir pan.
• Dokumentų metaduomenų keitimai - kas ir kada pakeitė dokumento numerį ar kliento kodą. Šie duomenys galimi ir matomi tik įmonėms, turinčioms jų prekių ženklo stiliumi apipavidalintą dokumentų pasirašymo procesą.

1.5. Norėdami nuimti filtrą, pasirinkite „Rodyti viską“ arba spustelėkite ant skirsnio „Veiksmų istorija“, kad atsinaujintų tinklalapis.

Peržiūrėti naudotojo dokumentus

2.0. Prisijunkite prie portalo ir spustelėkite mygtuką „Įmonės duomenys“, esantį tinklalapio viršuje.

2.1. Paspauskite ant laukelio „Naudotojo dokumentai“ ir paspauskite „Pasirinkite naudotoją“.

2.2. Pasirinkite naudotoją iš sąrašo ir spustelėkite ant laukelio „Pasirinkti“, esančio šalia naudotojo vardo. Paieškai galite naudoti ir paieškos eilutę įrašydami naudotojo vardą, pavardę ar el. pašto adresą.

2.3. Matysite pasirinkto naudotojo dokumentų sąrašą. Galite atverti bet kurį pasirinktą dokumentą. Jūsų dokumento redagavimo teisės bus tokios pačios, kaip ir naudotojo, kurio dokumentus peržiūrite.

2.4. Tinklalapio viršuje matysite kurio naudotojo dokumentus šiuo metu peržiūrite. Norėdami pasirinkti kitą naudotoją, spustelėkite mygtuką „Keisti“ ir pasirinkite kitą įmonės naudotoją.

Peržiūrėti dokumentų ataskaitą

3.0. Prisijunkite prie portalo ir spustelėkite mygtuką „Įmonės duomenys“, esantį tinklalapio viršuje ir pasirinkite skirsnį „Dokumentų ataskaita“.

3.1. Šiame skirsnyje galėsite matyti išsamią informaciją apie visus šiuo metu įmonės paskyroje saugomus dokumentus, datas kuomet jie buvo sukurti ir pasirašyti, dokumentų pavadinimus ir dalyvius. Dokumentų ataskaitą galite filtruoti atsižvelgdami į jūsų poreikius, t.y., filtruoti pagal pasirinktą laikotarpį, naudotojus ar dokumentų būseną. Pasirinkus norimus filtrus spustelėkite ant laukelio „Ieškoti“.

3.2. Norėdami atverti dokumentą, spustelėkite ant dokumento pavadinimo, kurį norite atidaryti. 

3.3. Pateiktą informaciją galėsite eksportuoti paspaudus mygtuką „Eksportuoti“. 

3.4. Norėdami eksportuoti išfiltruotus rezultatus spustelėkite „Eksportuoti“.

3.5. Kai failas bus sugeneruotas, gausite pranešimą el. paštu. Paspaudę mygtuką „Atsisiųsti failą“, būsite nukreipti į „Dokobit“ portalo „Dokumentų ataskaita“ puslapį.

3.6. Norėdami atsisiųsti sugeneruotą failą, slinkite žemyn į puslapio apačią ir paspauskite mygtuką „Atsisiųsti“.

Pastaba: gali reikėti atnaujinti puslapį, kad būtų rodomas mygtukas „Atsisiųsti“, jei prieš tai neuždarėte puslapio „Dokumentų ataskaita“.

Pastaba: „Organizacijoms“ plano naudotojai turi papildomų funkcijų, kurios leidžia įmonės administratoriams nustatyti skirtingas įmonės dokumentų matomumo parinktis. Norėdami sužinoti daugiau apie šią funkciją, spustelėkite čia: Dokumentų matomumo nustatymai įmonės administratoriams.

Peržiūrėti naudojimosi statistiką

4.0. Prisijungus prie portalo pasirinkite viršuje „Įmonės duomenys“ bei pasirinkite skirsnį „Naudojimo statistika“.

4.1. Šiame skirsnyje galėsite matyti išsamią naudojimosi portalu statistiką. T. y., kiek dokumentų buvo sukurta, kiek parašų buvo panaudota bei kiek prisijungimo sesijų buvo įvykdyta pasirinktu laikotarpiu. Galėsite pasirinkti ar norite matyti kurio nors vieno, keleto ar visų naudotojų statistiką. Duomenys gali būti filtruojami pagal datas ir pasirenkant konkrečius naudotojus.

4.2. Norėdami eksportuoti naudojimo ataskaitą, viršutiniame dešiniajame kampe paspauskite „Eksportuoti“. 

4.3. Pasirinkite norimą eksportuoti formatą ir paspauskite „Eksportuoti“.

4.4. Kai failas bus sugeneruotas, gausite pranešimą el. paštu. Paspaudę mygtuką „Atsisiųsti failą“, būsite nukreipti į Dokobit portalo „Statistika“ puslapį.

4.5.  Norėdami atsisiųsti sugeneruotą failą, slinkite žemyn į puslapio apačią ir paspauskite mygtuką „Atsisiųsti“. 

Pastaba: gali reikėti atnaujinti puslapį, kad būtų rodomas mygtukas „Atsisiųsti“, jei prieš tai neuždarėte puslapio „Statistika“.

Nustatyti numatytuosius įmonės nustatymus

Galite nustatyti numatytuosius nustatymus, kurie būtų pritaikomi visiems įmonės paskyros naudotojams ir pasirinkti, ar naudotojai galės pakeisti šiuos nustatymus, ar ne. 

5.0. Prisijunkite prie portalo ir spustelėkite mygtuką „Įmonės duomenys“, esantį tinklalapio viršuje.

5.1. Pasirinkite „Įmonės nustatymai“ ir būsite nukelti į kitą puslapį, kuriame matysite „Numatytieji nustatymai“ skiltį.

5.2. Norint pakeisti numatytąsiais parinktis, spustelėkite ant laukelio „Keisti“.

5.3. Nustačius parinktis, išsaugokite jas spustelint ant laukelio „Išsaugoti“. Nustatytos parinktys bus automatiškai nustatomos visiems įmonės naudotojams. Daugiau informacijos galite rasti čia: Numatytieji įmonės nustatymai.