Dokumentų kategorijos

Lengvesniam dokumentų valdymui, juos galite suskirstyti į tam tikras pasirinktas dokumentų kategorijas. Kategorijos tai lyg aplankai, kuriems galite priskirti savo dokumentus, kad lengviau juos valdytumėte. Priskyrę dokumentus kategorijoms, vėliau galite filtruoti visus savo turimus dokumentus nurodydami būtent tam tikrą dokumentų kategoriją arba, jeigu esate įmonės administratorius, galite pridėti savo įmonės naudotojus, kurie būtų automatiškai pakviečiami pasirašyti ar peržiūrėti visus dokumentus, esančius toje kategorijoje.

Dokumentų kategorijų kūrimas

1.0. Paspauskite nustatymų mygtuką arba paspauskite ant lentelės su jūsų vardu (ar įmonės pavadinimu) dešiniajame viršutiniame kampe, kad išsiskleistų meniu ir spauskite „Nustatymai“.

arba

1.1. Pasirinkite skiltį „Dokumentų kategorijos“.

1.2. Spustelėkite „Kurti naują kategoriją“.

1.3. Naujai atsidariusiame lange, „Nustatymai“ skiltyje, įveskite kategorijos pavadinimą tam skirtame laukelyje, galite nurodyti ir kategorijos spalvą. Jeigu esate paskyros administratorius, čia taip pat galite pasirinkti, ar kategorija bus matoma visiems įmonės naudotojams.

Pastaba: matoma visoje įmonėje kategorija reiškia, jog jūsų įmonės naudotojai turės teisę pridėti savo turimus dokumentus prie šios kategorijos. Šis nustatymas nereiškia, kad naudotojai galės matyti kategorijai priskirtus dokumentus. 

1.4. Skiltyje „Naudotojai“ galite suteikti bet kuriam naudotojui prieigą prie kategorijos.

Pastaba: šią skiltį mato tik įmonės paskyros pagrindinis administratorius arba administratoriai.

Spustelėkite paieškos juostoje arba pradėkite įvesti vartotojo vardą, kad būtų rodomas įmonės naudotojų sąrašas ir pasirinkite norimą naudotoją.

1.5. Kai pasirinksite naudotoją, galėsite nustatyti jo vaidmenį šios kategorijos dokumentuose. Galėsite pasirinkti ar asmuo „Turi pasirašyti“ dokumentus, „Turi patvirtinti“, ar „Turi prieigą“. 

• „Turi prieigą“ reiškia, jog šis naudotojas matys visus kategorijai priskirtus dokumentus. 
• „Turi pasirašyti“ reiškia, jog visi kategorijos dokumentai bus priskirti šiam naudotojui pasirašyti.
• „Turi patvirtinti“ reiškia, jog visi kategorijos dokumentai bus priskirti šiam naudotojui patvirtinti. 

1.6. Skiltyje „Kita“ galite pasirinkti:

• „Riboti vidinės informacijos matomumą“ - reiškia, jog išoriniai naudotojai (kiti asmenys, kurie nėra jūsų įmonės naudotojai, bet su jais buvo pasidalinta dokumentais) negalės matyti dokumentą peržiūrėti galinčių asmenų sąrašo bei dokumento peržiūrų ir tvirtinimų veiksmų istorijoje.
• „Leisti tik kvalifikuotus el. parašus“ - reiškia, jog dokumentus, esančius šioje kategorijoje visi pakviesti asmenys galės pasirašyti tik kvalifikuotais el. parašais, kurie, remiantis ES reglamentu Nr. 910/2014 (eIDAS) turi teisinę galią, lygiavertė ranka rašytiems parašams.

1. 7. Skiltyje „Integracija“ galite nurodyti URL adresą, į kurį bus grąžinami šioje dokumentų kategorijoje pasirašyti dokumentai. Šis funkcionalumas yra galimas Dokobit Portal API sprendimo naudotojams. Daugiau informacijos apie Portal API funkcionalumą galite rasti čia. 

1.8. Spustelėkite „Sukurti“ lango apatiniame dešinajame kampe, kad sukurtumėte kategoriją.

Dokumentų subkategorijų kūrimas

2.0. Sekite žingsnius, aprašytus šio straipsnio pradžioje, nuo 1.0. iki 1.3. 

2.1. Ties „Tėvine kategorija“ pasirinkite kategoriją, kuri bus hierarchiškai aukščiau negu ši, kuriama subkategorija.

2.2. Sekite tolimesnes instrukcijas, aprašytas nuo 1.4. iki 1.8. žingsnio.

2.3. Subkategorijų kūrimas leidžia jums sukurti dokumentų kategorijų medį.

Dokumentų kategorijų redagavimas/ištrynimas

3.0. Atverkite skiltį „Dokumentų kategorijos“.

3.1. Spustelėkite ant kategorijos, kurią norite redaguoti.

3.2. Dešinėje pusėje galėsite peržiūrėti kategorijos nustatymus.

3.3. Spustelėkite „Veiksmai“ ir pasirinktie ar kategoriją norite „Keisti“ ar „Šalinti“.

3.4. Jeigu ištrinsite „Tėvinę kategoriją“, visos jai priklausančios subkategorijos taip pat bus ištrintos.  Pastaba: dokumentai nėra ištrinami, kai yra ištrinamos dokumentų kategorijos.

3.5. Jeigu pasirinkote „Keisti duomenis“, atlikite reikiamus pakeitimus ir spustelėkite „Įrašyti“ naujai atsidariusio lango dešiniajame apatiniame kampe veiksmams išsaugoti.

Dokumentų kategorijos priskyrimas dokumento kėlimo metu

4.0. Dokumento įkėlimo metu, skyriuje nr. 4 spustelėkite „Priskirti kategoriją“.

4.1. Pasirinkite kategoriją ją pažymėdami ir spustelėkite „Įrašyti“.

4.2. Jeigu yra pridedama subkategorija (ši kategorija turi „Tėvinę kategoriją“), prie dokumento prisidės abi dokumentų kategorijos.

4.3. Ieškoti kategorijų galite ir pagal pavadinimą, suvesdami jį į paieškos laukelį.

4.4. Jeigu kategorija su tokiu pavadinimu neegzistuoja, ją galėsite sukurti iš karto spustelėdami atsiradusį mygtuką „Sukurti kategoriją“.

4.5. Galėsite parinkti kategorijai pavadinimą, nustatyti ar tai bus subkategorija, priskirdami jai „Tėvinę kategoriją“, galėsite pasirinkti ar tai matoma kategorija organizacijoje ir ar šioje kategorijoje esančius dokumentus galima pasirašyti tik su kvalifikuotais el. parašais.

4.6. Kategorijos kūrimui pabaigti, spustelėkite „Sukurti“.

Dokumentų kategorijos priskyrimas jau įkeltam dokumentui

5.0. Pasirinkite dokumentą, kuriam norite priskirti kategoriją ir atverkite jį.

5.1. Pirmajame skirsnyje „Dokumento savybės“ spustelėkite „Priskirti kategoriją“ ir sekite žingsnius nuo 4.1 iki 4.6.