Dokumentų kategorijos

Lengvesniam dokumentų valdymui, juos galite suskirstyti į tam tikras pasirinktas dokumentų kategorijas. Kategorijos tai lyg aplankai, kuriems galite priskirti savo dokumentus, kad lengviau juos valdytumėte. Priskyrę dokumentus kategorijoms, vėliau galite filtruoti visus savo turimus dokumentus nurodydami būtent tam tikrą dokumentų kategoriją arba, jeigu esate įmonės administratorius, galite pridėti savo įmonės naudotojus, kurie būtų automatiškai pakviečiami pasirašyti ar peržiūrėti visus dokumentus, esančius toje kategorijoje.

Sukurti dokumentų kategoriją

1. Paspauskite nustatymų mygtuką arba paspauskite ant savo vardo dešiniajame viršutiniame kampe, kad išsiskleistų meniu ir spauskite „Nustatymai“.

arba

2. Pasirinkite skiltį „Dokumentų kategorijos“.

3. Spustelėkite „Kurti naują kategoriją“.

4. Naujai atsidariusiame lange, „Nustatymų“ skiltyje, įveskite kategorijos pavadinimą tam skirtame laukelyje, galite ir nurodyti kategorijos spalvą. Čia taip pat galite pasirinkti ar kategorija bus matoma visiems įmonės naudotojams.  Pastaba: matoma visoje įmonėje kategorija reiškia, jog jūsų įmonės naudotojai turės teisę pridėti savo turimus dokumentus prie šios kategorijos. Šis nustatymas nereiškia, kad naudotojai galės matyti kategorijai priskirtus dokumentus.

5. Tame pačiame lange, skiltyje „Naudotojai“ savo įmonės naudotojams galite suteikti įvairias dokumentų kategorijų valdymo teises.  Pastaba: ši skiltis yra matoma tik įmonės administratoriaus paskyros turėtojui. Spustelėkite ant paieškos laukelio arba pradėkite vesti naudotojo vardą, kad išsiskleistų naudotojų meniu ir pasirinkite naudotoją.

6. Kai pasirinksite naudotoją, galite keisti šiuos nustatymus:

  • Vaidmuo - galite pasirinkti ar asmuo „Turi pasirašyti“ dokumentus ar „Turi patvirtinti“, ar „Gali peržiūrėti“. „Gali peržiūrėti“ reiškia, jog šis naudotojas matys visus kategorijai priskirtus dokumentus. „Turi pasirašyti“ reiškia, jog visi kategorijos dokumentai bus priskirti šiam naudotojui pasirašyti. „Turi patvirtinti“ reiškia, jog visi kategorijos dokumentai bus priskirti šiam naudotojui patvirtinti. 
  • „Gali redaguoti“ - reiškia, jog naudotojui bus suteiktos dokumentų, esančių kategorijoje, redagavimo teisės. Naudotojas galės keisti dokumento pavadinimą, nustatyti ar keisti pasirašymo datą, priskirti kitą ar pašalinti priskirtą kategoriją. Naudotojas taip pat galės keisti pakviestų pasirašyti ar peržiūrėti dokumentą asmenų roles (keisti „Prieigos valdymo“ nustatymus);
  • „Gali pašalinti“ - reiškia, jog naudotojas galės ištrinti asmenis, kurie buvo pakviesti pasirašyti ar peržiūrėti dokumentus (jeigu asmuo dar dokumento nebus pasirašęs). Naudotojas taip pat galės ištrinti šios kategorijos dokumentus.
  • Ištrinti - spustelėję ištrynimo mygtuką, pašalinsite pasirinktą naudotoją.

7. Skiltyje „Kita“ galite pasirinkti:

  • „Riboti vidinės informacijos matomumą“ - reiškia, jog išoriniai naudotojai (kiti asmenys, kurie nėra jūsų įmonės naudotojai, bet su jais buvo pasidalinta dokumentais) negalės matyti dokumentą peržiūrėti galinčių asmenų sąrašo bei dokumento peržiūrų ir tvirtinimų veiksmų istorijoje;
  • „Leisti tik kvalifikuotus el. parašus“ - reiškia, jog dokumentus, esančius šioje kategorijoje visi pakviesti asmenys galės pasirašyti tik kvalifikuotais el. parašais, kurie, remiantis ES reglamentu Nr. 910/2014 (eIDAS) turi teisinę galią, lygiavertė ranka rašytiems parašams.

8. Skiltyje „Integracija“ galite nurodyti URL adresą, į kurį bus grąžinami šioje dokumentų kategorijoje pasirašyti dokumentai. Šis funkcionalumas yra galimas Dokobit Portal API sprendimo naudotojams. Daugiau informacijos apie Portal API funkcionalumą galite rasti čia

9. Spustelėkite „Sukurti“ lango viršutiniame dešinajame kampe, kad sukurtumėte kategoriją.


Sukurti dokumentų subkategoriją

10. Sekite žingsnius, aprašytus šio straipsnio pradžioje, nuo 1 iki 4. 

11. Ties „Tėvine kategorija“ pasirinkite kategoriją, kuri bus hierarchiškai aukščiau negu ši, kuriama subkategorija.

12. Sekite tolimesnes instrukcijas, aprašytas nuo 5 iki 9 žingsnio.

13. Subkategorijų kūrimas leidžia jums sukurti dokumentų kategorijų medį.


Redaguoti arba trinti sukurtą dokumentų kategoriją

14. Atverkite skiltį „Dokumentų kategorijos“.

15. Spustelėkite ant kategorijos, kurią norite redaguoti.

16. Dešinėje pusėje galėsite peržiūrėti kategorijos nustatymus.

17. Spustelėkite „Veiksmai“ ir pasirinktie ar kategoriją norite „Keisti“ ar „Šalinti“.

18. Jeigu ištrinsite „Tėvinę kategoriją“, visos jai priklausančios subkategorijos taip pat bus ištrintos. Pastaba: dokumentai nėra ištrinami, kai yra ištrinamos dokumentų kategorijos.

19. Jeigu pasirinkote „Keisti duomenis“, atlikite reikiamus pakeitimus ir spustelėkite „Įrašyti“ naujai atsidariusio lango dešiniajame viršutiniame kampe veiksmams išsaugoti.


Priskirti dokumentų kategoriją dokumento kėlimo metu

20. Dokumento įkėlimo metu, skyriuje nr. 4 spustelėkite „Priskirti kategoriją“.

21. Pasirinkite kategoriją ją pažymėdami ir spustelėkite „Įrašyti“.

22. Jeigu yra pridedama subkategorija (ši kategorija turi „Tėvinę kategoriją“), prie dokumento prisidės abi dokumentų kategorijos.

23. Ieškoti kategorijų galite ir pagal pavadinimą, suvesdami jį į paieškos laukelį.

24. Jeigu kategorija su tokiu pavadinimu neegzistuoja, ją galėsite sukurti iš karto spustelėdami atsiradusį mygtuką „Kurti kategoriją“.

25. Galėsite parinkti kategorijai pavadinimą, nustatyti ar tai bus subkategorija, priskirdami jai „Tėvinę kategoriją“, galėsite pasirinkti ar tai matoma kategorija organizacijoje ir ar šioje kategorijoje esančius dokumentus galima pasirašyti tik su kvalifikuotais el. parašais.

26. Kategorijos kūrimui pabaigti, spustelėkite „Sukurti“.


Priskirti dokumentų kategoriją jau įkeltam dokumentui

27. Pasirinkite dokumentą, kuriam norite priskirti kategoriją ir atverkite jį.

28. Pirmajame skirsnyje „Dokumento savybės“ spustelėkite „Priskirti kategoriją“ ir sekite žingsnius nuo 21 iki 26.

Vis dar reikia pagalbos? Susisiekite Susisiekite