Dažniausiai užduodami klausimai apie el. parašų ir el. spaudų galiojimo patvirtinimą

Čia rasite viską, ką reikia žinoti apie el. parašų ir el. spaudų galiojomo patvirtinimą: kas tai yra, kada tai reikalinga, kaip ši paslauga veikia „Dokobit“ portale ir dar daugiau.

1. Kas yra el. parašų ir el. spaudų galiojimo patvirtinimas?

Pagal „eIDAS“ reglamentą galiojimo patvirtinimas yra el. parašus ir el. spaudus papildanti paslauga. Ji parodo, ar el. parašas/el. spaudas galiojo nuo jų sudarymo iki galiojimo patvirtinimo momento. Galiojimo patvirtinimas reikalingas, norit įvertinti el. parašu pasirašytų ar el. spaudu patvirtintų dokumentų vientisumą bei patikrinti, ar dokumente esantys el. parašai ir el. spaudai galioja.

2. Kodėl el. parašas ar el. spaudas gali negalioti?

Elektroniniai parašai ir spaudai gali negalioti arba prarasti galiojimą per laiką dėl įvairių priežasčių, pvz., kvalifikuotas sertifikatas buvo atšauktas ar nustojęs galioti pasirašymo metu; parašas ar spaudas patvirtintas nekvalifikuotu sertifikatu; naudojama nekvalifikuota laiko žyma, netinkama ar jau nusilpusi kriptografija; dokumentas buvo pakeistas po pasirašymo; parašas ar spaudas nepakeltas iki ilgalaikio saugojimo lygmens, o kvalifikuotas sertifikatas atšauktas ir kt.

3. Kokiais atvejais turiu patikrinti el. parašų ir el. spaudų galiojimą savo dokumentuose?

Galiojimo patvirtinimas reikalingas, norit įvertinti el. parašu pasirašytų ar el. spaudu patvirtintų dokumentų vientisumą bei patikrinti, ar dokumente esantys el. parašai ir el. spaudai galioja. Paprastai tariant, gavus jau pasirašytus ar el. spaudu patvirtintus dokumentus iš kitų šalių reikėtų patikrinti juose esančių parašų ir spaudų galiojimą.

4. Kuo skiriasi kvalifikuota el. parašų ir el. spaudų galiojimo patvirtinimo paslauga nuo nekvalifikuotos?

Kvalifikuota paslauga atitinka „eIDAS“ reglamente numatytus reikalavimus. Tą užtikrina atsakingos institucijos – kvalifikuoti patikimumo užtikrinimo paslaugų teikėjai yra reguliariai audituojami akredituotų auditorių ir yra įtraukti į Europos Komisijos Patikimą sąrašą. Kvalifikuotas galiojimo patvirtinimo paslaugų teikėjas privalo užtikrinti, kad kriptografiniai parašų ir spaudų patikrinimai yra sėkmingi, kad neaptikta jokių parašui/spaudui, o taip pat ir pasirašiusio asmens tapatybės patvirtinimui taikomų apribojimų, kad galiojimo patvirtinimas įgyvendintas pagal „eIDAS“ reglamentą ir aktualius ETSI standartus.

Tuo tarpu nekvalifikuotos paslaugos teikėjai nėra praėję oficialaus proceso, reikalingo patvirtinti atitiktį „eIDAS“ reglamente numatytiems reikalavimams. Tai reiškia, kad tokių teikėjų galiojimo patvirtinimo paslauga įgyvendinama nesilaikant jokių nuostatų ir politikos, o už pateikiamus rezultatus teikėjas neprisiima jokios atsakomybės.

Kitaip tariant, kvalifikuoto teikėjo galiojimo patvirtinimo ataskaita gali būti naudojama kaip įrodymas teisme, nes ji turi teisinę galią, kai tuo tarpu nekvalifikuoto teikėjo rezultatais neturėtų būti aklai pasitikima.

5. Kaip el. parašų ir el. spaudų galiojimo patvirtinimo paslauga tampa kvalifikuota?

Kvalifikuotas galiojimo patvirtinimo paslaugos teikėjas pereina oficialų procesą, užtikrinantį atitiktį „eIDAS“ reglamento reikalavimams, įskaitant auditus, įgyvendinamus akredituotų auditorių. Auditoriams patvirtinus, kad teikėjas atitinka visus keliamus reikalavimus, teikėjas pripažįstamas sertifikuotu paslaugos teikėju ir yra įtraukiamas į Europos Komisijos Patikimą sąrašą kaip kvalifikuotų el. parašų ir el. spaudų kvalifikuotas galiojimo patvirtinimo teikėjas (Qualified validation service for qualified electronic signature ir Qualified validation service for qualified electronic seals kategorijose).

6. Kodėl svarbu naudotis kvalifikuota galiojimo patvirtinimo paslauga?

El. parašų ir el. spaudų galiojimo patvirtinimas yra reglamentuojama sritis, įpareigojanti „eIDAS“ sertifikuotus kvalifikuotus patikimumo užtikrinimo paslaugų teikėjus prisiimti realią atsakomybę už galiojimo patvirtinimo ataskaitoje pateikiamus rezultatus. Todėl pasirašytą ar spaudu patvirtintą dokumentą tikrinant kvalifikuotos teikėjo įrankiais suteikiama daugiau garantijų, kad el. parašų ir el. spaudų galiojimas patikrinimas teisingai, o pateikiami rezultatai turi teisinę galią.

Kalbant detaliau, kvalifikuotas paslaugos teikėjas privalo mokėti patikrinti visų ES veikiančių ir į Europos Komisijos Patikimą sąrašą įtrauktų kvalifikuotų el. parašo, el. spaudo ir laiko žymų sertifikatų teikėjų išduodamus sertifikatus (šiuo metu iš viso daugiau nei 450 kvalifikuotų paslaugų teikėjų). Tuo tarpu nekvalifikuotas paslaugos teikėjas tokios prievolės neturi, todėl galimai el. parašų ir el. spaudų galiojimo patvirtinimą įgyvendina neteisingai, o naudotojai apie tai nėra informuojami.

7. Kas gali nutikti, jei naudosiuosi nekvalifikuota el. parašų ir el. spaudų galiojimo patvirtinimo paslauga?

Naudojantis nekvalifikuoto teikėjo paslaugomis, negalima aklai tikėti jų pateikiamais rezultatais, nes nekvalifikuoti teikėjai neturi prievolės prisiimti jokios atsakomybės už el. parašų ir el. spaudų galiojimo patvirtinimo procesą ir pateikiamus rezultatus.

Priešingai nei kvalifikuotas teikėjas, nekvalifikuotas teikėjas neturi prievolės atitikti „eIDAS“ reglamente numatytiems reikalavimams ir mokėti patikrinti visų ES veikiančių ir į Europos Komisijos Patikimą sąrašą įtrauktų kvalifikuotų el. parašo, el. spaudo ir laiko žymų sertifikatų teikėjų išduodamus sertifikatus (šiuo metu iš viso daugiau nei 450 kvalifikuotų paslaugų teikėjų). Todėl nekvalifikuoto paslaugos teikėjo el. parašų ir el. spaudų galiojimo patvirtinimo procesas įgyvendinamas nesivadovaujant jokiomis nuostatomis ir politika, galimai tai atliekama neteisingai, o teikėjas neneša jokios teisinės atsakomybės.

Dėl to teisinio ginčo atveju teisme pateikus nekvalifikuoto teikėjo sugeneruotą galiojimo patvirtinimo ataskaitą, siekiant įrodyti, kad tam tikru metu el. parašai ar el. spaudai galiojo, jis nebūtų pakankamas įrodymas. Tokiu atveju teisėjas nustatytų nagrinėjamo sprendimo teisingumą, o pralaimėjimo atveju nekvalifikuotas paslaugos teikėjas neprisiimtų jokios atsakomybės už patirtus nuostolius.

8. Kaip įsitikinti, kad naudojuosi kvalifikuoto el. parašų ir el. spaudų galiojimo patvirtinimo teikėjo paslaugomis?

Visi kvalifikuoti patikimumo užtikrinimo paslaugų reikėjai yra įtraukti į Europos Komisijos Patikimą sąrašą kaip kvalifikuotų el. parašų ir el. spaudų kvalifikuoti galiojimo patvirtinimo teikėjai (Qualified validation service for qualified electronic signature ir Qualified validation service for qualified electronic seals kategorijose). Sąrašą gali rasti čia.

Be to, tik kvalifikuoti patikimumo užtikrinimo paslaugų teikėjai turi teisę naudoti ES pasitikėjimo ženklą (angl. EU trust mark) savo internetinėje svetainėje ar kitoje medžiagoje. Sužinok daugiau.

9. Kodėl kartais galiojimo patvirtinimo rezultatai tikrinant dokumentus skirtingose sistemose skiriasi?

Taip gali nutikti, nes nekvalifikuotas galiojimo patvirtinimo paslaugos teikėjas galimai nesivadovauja jokiomis el. parašų ir el. spaudų galiojimo patvirtinimo nuostatais ir politika, jie nebūtinai atitinka „eIDAS“ reglamente nustatytus reikalavimus šiai paslaugai ir neturi prievolės mokėti patikrinti visų ES veikiančių ir į Europos Komisijos Patikimą sąrašą įtrauktų kvalifikuotų el. parašo, el. spaudo ir laiko žymų sertifikatų teikėjų išduodamus sertifikatus (šiuo metu iš viso daugiau nei 450 kvalifikuotų paslaugų teikėjų). Pasitikėti derėtų tik kvalifikuotų el. parašų ir el. spaudų galiojimo patvirtinimo paslaugos teikėjų pateikiamais rezultatais ir jų teisingumu, nes tik jie yra sertifikuoti paslaugos teikėjai ir neša teisinę atsakomybę už teikiamas paslaugas.

10. Ką reiškia galiojimo patvirtinimo politikos?

Galiojimo patvirtinimo politika leidžia pasirinkti, kokius el. parašus ir el. spaudus pasirašytuose dokumentuose laikyti galiojančiais, t.y., tik kvalifikuotus el. parašus ir el. spaudus ar taip pat ir pažangiuosius.

Pažangieji el. parašai ir el. spaudai su kvalifikuotais sertifikatais laikomi svariu įrodymu teisme, tuo tarpu kvalifikuoti el. parašai ir el. spaudai atitinka aukščiausius reikalavimus ir todėl turi neginčijamą teisinę galią. Dėl šios priežasties kai kurios institucijos ir organizacijos priima tik kvalifikuotais el. parašais pasirašytus ir kvalifikuotais el. spaudais patvirtintus dokumentus. Tokiu atveju tikrinant dokumentus reikėtų rinktis politiką „Tik kvalifikuoti elektroniniai parašai ir spaudai“.

11. Ką reiškia galiojimo patvirtinimo atsakomybės pakopos?

Atsakomybės pakopos apibrėžia mūsų, kaip kvalifikuoto el. parašų ir el. spaudų galiojimo patvirtinimo teikėjo, prisiimamos finansinės atsakomybės dydį.

Standartinės atsakomybės galiojimo patvirtinimas rekomenduojamas tikrinant dokumentus, kurių vertė neviršija 100 EUR, nes šiai politikai taikoma finansinė atsakomybė siekia 100 EUR už galiojimo patvirtinimo ataskaitą. Paprasčiau tariant, standartinė atsakomybė tinkama, jei minimali garantija yra pakankama, dažniausiai tais atvejais, kai el. parašų ir el. spaudų galiojimas nebus kvestionuojamas.

Padidintos atsakomybės galiojimo patvirtinimas rekomenduojamas tikrinant dokumentus, kurių vertė neviršija 10 000 EUR, nes šiai politikai taikoma finansinė atsakomybė yra ne didesnė nei 10 000 EUR už galiojimo patvirtinimo ataskaitą. Rinktinės šį variantą, jei el. parašų ir el. spaudų galiojimui reikalinga didesnė garantija, dažniausiai tais atvejais, kai dokumentas yra vertingesnis.

12. Kas yra galiojimo patvirtinimo ataskaita?

Galiojimo patvirtinimo ataskaita yra dokumentas, patvirtinantis atliktos patikros rezultatus. Ji gali būti naudojama kaip įrodymas, norint įrodyti, kad el. parašai ir el. spaudai galiojo nuo jų sukūrimo iki atliktos patikros momento.

„Dokobit“ pateikia dvi rūšis galiojimo patvirtinimo ataskaitų. Sutrumpinta ataskaita pateikia reikalingą informaciją apie pasirašiusio asmens tapatybę ir patikrintų parašų bei spaudų statusą. Išplėstinėje ataskaitoje pateikiama detali informacija apie kiekvieną patikros apribojimą – joje galima pamatyti, kurios dalys – nuo parašo, spaudo, laiko žymos sertifikato iki kriptografijos ir kt. – nėra pakankamos patikrinimui arba turi trūkumų.

Visos „Dokobit“ galiojimo patvirtinimo ataskaitos parengtos vadovaujantis „Dokobit“ kvalifikuotos parašų galiojimo patvirtinimo paslaugos praktiniais nuostatais ir politika.

13. Kodėl kvalifikuota galiojimo patvirtinimo paslauga negalima ADoc formato dokumentams?

Dėl techninių šio formato niuansų ir apribotos naudojimo geografijos (ADoc dokumentai naudojami tik Lietuvoje) šiuo metu el. parašų ir el. spaudų galiojimo patvirtinimas ADoc dokumentuose vykdomas naudojantis nekvalifikuota galiojimo patvirtinimo paslauga. Nesijaudink – naudodamasis nekvalifikuota patvirtinimo paslauga vis tiek gausi visą reikiamą informaciją apie el. parašų ir el. spaudų galiojimą, nors galiojimo patvirtinimo atsakomybė ir nebus apibrėžta jokia atsakomybės pakopa. Norėdamas naudotis kvalifikuota paslauga, rinkis tarptautiniu mastu pripažintus dokumentų formatus – PDF arba ASiC-E.

14. Jeigu pasirašau dokumentus „Dokobit“ portale, ar turiu dar atskirai patikrinti el. parašų ir el. spaudų galiojimą?

„Dokobit“ portale galima pasirašyti dokumentus tik kvalifikuotais ir pažangiaisiais el. parašais su kvalifikuotais sertifikatais, o visose pasirašymo ir tvirtinimo spaudu transakcijose naudojamos kvalifikuotos laiko žymos, tad papildomai rūpintis el. parašų ir el. spaudų teisine galia nereikia. Prie visų „Dokobit“ portale pasirašytų ir saugomų dokumentų pateikiama parašo ar spaudo ir sertifikato informacija – pasirašiusio asmens vardas, pasirašymo laikas, sertifikatą išdavusi institucija, sertifikato rūšis ir galiojimo laikas. Tačiau esant poreikiui pateikti el. parašų ar el. spaudų galiojimo įrodymą ne „Dokobit“ portale, galima drąsiai naudotis galiojimo patvirtinimo paslauga – sugeneruota galiojimo patvirtinimo ataskaita gali būti naudojama kaip įrodymas, kad parašai ir spaudai galiojo iki patvirtinimo momento. Dažniausiai galiojimo patvirtinimo paslauga reikalinga, norint patikrinti iš kitų šalių gautus jau pasirašytus ar el. spaudu tvirtintus dokumentus.